Planificar: El inicio de nuestro día a día de trabajo es clave para ver cómo afrontamos nuestras tareas pendientes y cuántas somos capaces de cerrar antes de acabar el día. Llegar a nuestro puesto, sentarnos delante de nuestra mesa y en lugar de empezar a hacer, ponernos a pensar en qué tenemos que hacer y cuál es la mejor forma de hacerlo. ¿Una pérdida de tiempo? Mi consejo es que primero practiquemos y luego evaluemos si son unos minutos perdidos o no.
Normalmente nos levantamos, aseamos y desayunamos. Llegamos al trabajo tras un trayecto más o menos largo y más o menos estresante en función de la distancia que tenemos que recorrer y el medio de transporte utilizado. En muchos casos en este trayecto muchos trabajadores ya van pensando en el trabajo que tienen por delante y se van organizando.
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Pero falta información en muchos casos. Porque estamos trabajando con las tareas que nos han quedado pendientes ayer, cuando salimos de la empresa y volvimos a casa. Y en este periodo de tiempo pueden haber surgido nuevas tareas o cambiado las prioridades de las que ya tenemos. Y necesitamos ser flexibles en nuestra organización para que todo esto que habíamos planificado se transforme.
Hay algunos empleados que son muy buenos ejecutando trabajos, pero poco flexibles a la hora de cambiar de planes. Si tenían previsto hacer A, pero resulta que B es más urgente, les cuesta el cambio, incluso les molesta. En muchos casos no se trata de que no tengan la habilidad o los conocimientos necesarios para resolver B, sino que ya tenían previsto A y les cuesta cambiar su planificación previa.
Planificar siempre es necesario para estar más organizados, para que no se nos pase nada por alto, para que las tareas se ejecuten según unas prioridades predeterminadas. Pero como Penélope, la planificación hay que tejerla para luego destejerla en función de las circunstancias. Es una tarea cíclica que nunca vamos a acabar.
Pero es una cuestión de perspectiva. Si nos paramos a pensar en lo que tenemos por delante, ese tiempo que dedicamos a ajustar el trabajo pendiente, luego lo ganamos en concentración cuando estamos dedicados a la ejecución. Somos más eficientes y más rápidos. A medida que perfeccionamos la planificación y la metodología, este tiempo para pensar y planificar se distribuye a lo largo del día en tres o cuatro momentos. Y somos más rápidos para ver lo que hemos acabado, lo que tenemos pendiente y lo que nos ha entrado de nuevo para volver a repartir nuestro tiempo con estas tareas en lo que queda del día.
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Por ello te explicamos brevemente una metodología rápida y ágil para planificar tus actividades que consta de seis pasos: Primero debes definir cuales actividades o tareas son urgentes y priorizar, esto te permitirá realizar un cronograma o itinerario; luego debes fijar plazos y tiempo estimado respecto a la finalización de cada una; posteriormente debes identificar los principales obstáculos, así estarás preparado y podrás activar tu plan de contingencia; Paso a seguir: Identificar las habilidades y el conocimiento requerido, y si además necesitas alguna herramienta, manejo de software, consulta técnica, etc; también debes identificar los individuos, grupos y organizaciones con las cuales vas a trabajar, y a partir de allí poner en marcha el plan de acción.
EDITADO POR: Alexander Martínez
03 de Agosto de 2020
Fuente:
https://www.pymesyautonomos.com/management/empezar-dia-pensando-organizando-asi-puede-mejorar-tu-productividad
https://www.rankmi.com/blog/6-pasos-para-una-planificacion-de-tareas-exitosa
Uberlis Blanco
CEO VITÍ
FUNDADORA VITÍ WOMAN
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