SUMMA GESTIONES S.A.S

NIT: 900728872-6

 

MANUAL DE POLITICAS DE MANEJO DE LA INFORMACIÓN

 VIGENCIA, DICIEMBRE DE 2020

1.  INTRODUCCIÓN

Para todos los efectos a que se refiere la presente información, la empresa SUMMA GESTIONES SAS en adelante se denominara SUMMA GESTIONES SAS es responsable del tratamiento de los datos personales de sus usuarios en ejercicio de las actividades que realiza teniendo en cuenta los lineamientos y condiciones descritas principalmente en las leyes 21 de 1982 y 789 de 2002 normas que la complementen, adicionen o reglamente.

SUMMA GESTIONES SAS establece la presente política para el tratamiento de información con el objeto de garantizar el cumplimiento de los derechos de los consumidores, beneficiarios de servicios o de bienes de conforme al marco legal aplicable:

  • Constitución política de Colombia Art 15 y 20.
  • Ley 1266 de 2008.
  • Ley 1581 de 2012.
  • Decreto 1377 de 2013.

Cuando lo considere conveniente, la empresa SUMMA GESTIONES SAS se reserva el derecho de modificar este documento. Las modificaciones, correcciones o adiciones serán incluidas oportunamente en la página web, todo dentro del marco de la ley.

2.  DEFINICION

 De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las definiciones que se indican a continuación, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que rodean el derecho de data y protección de datos personales.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso o informado por el Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del

 

3.  PRINCIPIOS DE SUMMA GESTIONES SAS

 Los principios que aplica para el tratamiento de datos personales de los Titulares son:

  • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento que dará a los datos personales en cuanto a su recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información se regirá por la legislación vigente referente a este
  • Principio de finalidad: Se define la finalidad del tratamiento en este documento de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a hacer mal uso o
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento garantiza al titular el derecho Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley no mantendrá datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La empresa aplicará las medidas necesarias de seguridad para proteger la información personal de los Titulares en cumplimiento de las normas que sobre protección de datos personales le son exigibles y aquellas otras que sobre seguridad
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales en la Empresa SUMMA GESTIONES SAS están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley
  • Principio de Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo dato personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Compañía haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales datos personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la
  • Principio de Temporalidad: la empresa no usará la información del Titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al

 

4.  FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

 La empresa SUMMA GESTIONES SAS recolecta, y, almacena, consulta, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere, circula, divulga, ofrece y/o publica en internet, este último caso sólo para acceso del usuario y terceros autorizados expresamente, información de datos personales de sus usuarios para llevar a cabo las finalidades enumeradas a continuación:

  1. Registro documental para ofrecer productos y servicios relacionados con el objeto social de la empresa para todo tipo de clientes
  2. Registro documental para pagos de proveedores y acreedores.
  3. registro de documentos para pagos de nómina de empleados.
  4. registra documentos para pago otros servicios.
  5. De cualquier manera, cuando la empresa SUMMA GESTIONES SAS cambie alguna de estas finalidades o el tratamiento de las mismas, informará dicha circunstancia a través de la página web o via email, para la validación de los Titulares de datos personales sobre el mismo.

 

5.  DEBERES DE lA EMPRESA SUMMA GESTIONES SAS

 

Cuando actúe como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

  1. Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar la copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. La conservación de información documental se puede hacer en medios físicos, electrónicos o en cualquier medio técnico. Se mantendrá durante el término que establezca la normatividad
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este, se mantenga
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del
  8. Tramitar las consultas y reclamos
  9. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus
  10. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  11. Las demás que determine la normatividad

 

 

6.  TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, o filosóficas, la pertenencia sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano etc.

La empresa SUMMA GESTIONES SAS no hará Tratamiento de Datos Sensibles, excepto cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización informada, explícita y previa a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento se refiera a Datos Sensibles que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
  3. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

 

8.  DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Los derechos que acogen a los Titulares de datos personales contenidos en el artículo 8 de la ley 1581 son:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento al menos una vez cada
  7. Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
  8. Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus
  9. Conocer a la dependencia o persona facultada por la Empresa frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

 

 

9.  GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO Y CONSULTA

 

Se garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este,

sin costo alguna, de manera detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

Los titulares podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos.

 

10.  RECLAMOS

 El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada.

El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Toda reclamación, queja o solicitud respecto al tratamiento de datos personales a que se refiere las normas antes citadas, las hará el peticionario a través de la Oficina de Peticiones, Quejas y Reclamos- de la empresa quien la remitirá a oficina encargada de administrar las bases de datos de la Organización.

11.  REQUISITOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A EJERCER RECLAMOS

 En cualquier momento y de manera gratuita, el titular o su representante podrán solicitar a SUMMA GESTIONES SAS la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

  1. El titular previa acreditación de su identidad o a través de documentos que le permitan
  2. Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar, y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada. El apoderamiento o autorización debe ser por escrito el que debe estar debidamente autenticado por el titular del derecho en notaria o autoridad competente.

 

12.  REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

 La empresa SUMMA GESTIONES SAS se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes. Procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional,

realizar el registro de sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento, que operan en el país, y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

 

13.  AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

 

SUMMA GESTIONES SAS tendrá presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de la personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos.

En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

 

15.  AVISO DE PRIVACIDAD

 El aviso de privacidad, será utilizado en los casos en que no sea posible poner a disposición del titular, las políticas de tratamiento de la información. Este aviso contendrá como mínimo la siguiente información:

  1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del
  2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del

 

16.  SUPRESIÓN DE DATOS

 El titular tiene el derecho en todo momento, a solicitar a SUMMA GESTIONES SAS la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no se podrá hacer y se puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
  2. La eliminación de datos que obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La cancelación o supresión de datos se hará por escrito mediante presentación de la solicitud ante la oficina de Peticiones, Quejas y Reclamos quien la remitirá a la oficina de Relaciones Corporativas de la entidad para el trámite respectivo.

 

17.  TRANSFERENCIA DE BASES DE DATOS

 La totalidad de la información del titular puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con la empresa SUMMA GESTIONES SAS, dirigidas a prestar los servicios a sus usuarios. Sin embargo, la información de datos sensibles no podrá ser transferida sin autorización del titular.

 

18.  CONFIDENCIALIDAD

 Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, se tomará las medidas necesarias para que los terceros receptores de la información, conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada, para asuntos directamente relacionados con la relación propia del particular con y solamente mientras esta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

19.  INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN

SUMMA GESTIONES SAS también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

  1. para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
  2. para cumplir con procesos jurídicos;
  3. para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del
  4. para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
  5. para proteger nuestras operaciones;
  6. para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y
  7. obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan

 

20.  PROCEDIMIENTOS

 A) Información

La recolección, almacenamiento, uso y circulación de información de datos personales se harán de acuerdo a los procedimientos descritos en la presente información.

Antes de iniciar el tratamiento de un dato personal se deberá solicitar la autorización de uso de Datos Personales al Titular mediante cualquier medio que permita concluir de manera inequívoca que el Titular otorgó la autorización.

Se deberá indicar la existencia del presente documento en la página web u otro medio.

B)  Consultas y reclamos relacionados con tratamiento de datos.

La empresa designa como responsables de dar trámite a consultas y reclamos de los Titulares, a la oficina de asistencia administrativa quien atenderá el caso y la trasmitirá al gerente quien tendrá la misma responsabilidad.

Generalidades del procedimiento:

  1. La solitud de supresión de datos no se realizará en caso que el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. En este caso SUMMA GESTIONES SAS suspenderá la utilización del dato personal para desarrollar la finalidad
  2. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del

El procedimiento a seguir será:

  1. Cliente, usuario, Envía comunicación por escrito la Coordinación de Relaciones Corporativas correo electrónico: pqr@byviti.com suministrando información necesaria, para dar claridad a la solitud, se debe enviar mínimo:
  • Identificación del Titular
  • Dirección física y/o electrónica
  • Teléfonos de contacto

Motivo de la comunicación, en caso de reclamo descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, y cuando sea necesario enviar los documentos que se quiera hacer valer

  1. SUMMA GESTIONES SAS Recibe por escrito petición, queja o reclamo por parte del cliente relacionado con datos personales del área respectiva responsable el manejo de sus propias bases de datos para que emita la correspondiente

En virtud del artículo 21 del Decreto 1377 del 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:

  1. Al menos una vez cada mes calendario, y
  2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Manejo de la información que motiven nuevas

 

21. VIGENCIA BASES DE DATOS

El período de vigencia de la información será igual al término que requiera la finalidad para la cual fue recolectado el dato y en todo caso éste no puede ser mayor a aquel razonable para el desarrollo de la finalidad, según lo estipulado en la Ley 1581 del 2012.

Cartagena de Indias, Centro Calle 35 #7-43Tels: (575) 6686627- 301 6342621

 

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